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Azafata de Congresos

La Azafata de Congresos. (2ª Parte). Valencia.

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Congresos: Funciones de las Azafatas.

 

Os remito a que leáis la primera parte de una serie de entradas que iré haciendo como recordatorio a cuáles son las funciones de las azafatas y todos los puestos que hay que atender durante la celebración de un congreso.

Hoy repasaremos las funciones de las Azafatas de Congresos en Sala, aunque la principal función es estar pendiente de la mesa ponencial y de la audiencia en todo momento.

Azafatas de Congresos

  1. Mantener la mesa de presidencia en perfecto orden y limpieza.
  2. Colocar la botella de agua y un vaso vacío/copa, para cada ponente, reponiendo la botella a quien durante la sesión la consuma. Todas las botellas se cambian en cada sesión , aunque no se consuman.
  3. Colocar los carteles de mesa de los ponentes de cada sesión de acuerdo con el orden protocolario, marcado por la organización o por el presidente de mesa.
  4. Apoyar a los ponentes en su presentación, en coordinación con el técnico de audiovisuales, para solucionar de inmediato cualquier incidencia, tanto referida a la imagen como al sonido , la colocación de los micrófonos en la solapa, o la necesidad del puntero láser.
  5. Verificar la llegada de todos los ponentes.
  6. En los casos en que la sesión cuente con traducción simultánea , comprobar que todos los ponentes extranjeros disponen de receptores  probar el sonido previamente.
  7. Coordinar con el técnico de audiovisuales el funcionamiento de todos los dispositivos  que  los ponentes de la sesión siguiente vayan a utilizar.
  8. Entregar al presidente de mesa o moderador los certificados de presentación, de comunicaciones científicas orales de su sesión , cuando se haya establecido.
  9. Entregar al presidente los formularios, para los informes de incidencias. ( Ausencias de ponentes o comunicaciones u otras incidencias ) si así lo solicitado el comité organizador.
  10. Vigilar que la sala esté en perfecto estado cada vez que haya un cambio de sesión y en su caso informar a la OPC  si se precisa  la intervención del servicio de limpieza.
  11. Prestar atención al presidente de mesa, quien en cualquier momento puede intentar comunicar a la azafata a través de una mirada o un gesto, alguna necesidad puntual.
  12. Facilitar el micro de mano, a los asistentes que quieran intervenir en el turno de ruegos y preguntas de la sesión. Recodad que el micrófono se apaga después de cada intervención.